KI-Tool ANAai vereinfacht Dokumentation Anamnese-Protokoll über App: Weniger mitschreiben, mehr zuhören

Erstveröffentlichung in der DOZ 05 /26

Wer in der Augenoptik sauber dokumentieren will, kennt das Dilemma: Entweder richtet sich die Aufmerksamkeit auf den Kunden oder auf den Anamnesebogen. Beides gleichzeitig gelingt im Alltag oft nur begrenzt. Genau hier setzt Daniel Fischbachs Software „ANAai“ an. Gemeinsam mit dem Softwareentwickler Manuel Hüttel hat der Geschäftsführer eines Augenoptikbetriebs ein KI-gestütztes Tool entwickelt, das Gespräche mitschreibt, relevante Informationen filtert und daraus ein strukturiertes Anamneseprotokoll erstellt.

Der Impuls kam aus dem eigenen Arbeitsalltag. In Fischbachs Erfa-Gruppe kam das Thema zur Diskussion. Die Dokumentation der Kundenanamnese braucht Zeit, vor allem in der Nachbereitung. Die Idee, mit Hilfe einer KI-Anwendung Zeit einzusparen, traf einen Nerv. In der Gruppe wurde zunächst getestet, ob KI Gespräche in Meetings sinnvoll protokollieren kann. Das funktionierte überraschend gut, erzählt Fischbach. Der nächste Schritt lag nahe: Warum nicht auch die Anamnese automatisieren? Schnell zeigte sich jedoch, dass klassische Protokoll-Apps dafür nicht geeignet sind. „Wir brauchten eine Lösung, bei der man auf den Knopf drückt und dann geht’s los“, sagt Fischbach. Entscheidend sei gewesen, nur die Informationen zu erfassen, die für augenoptische Versorgung, Refraktion und gesundheitliche Dokumentation relevant sind und alles andere auszublenden. „Alle anderen Gesprächsthemen, beispielsweise ‚Wie war denn der Urlaub?‘, sollen für die Anamnese ausgefiltert werden“, sagt Fischbach.

Bei der Entwicklung diente ein hinterlegter Anamnesebogen als Datengrundlage. Die Anwendung läuft browserbasiert und ist damit unabhängig vom Endgerät sowie einfach zu bedienen.

Fischbach startet die Software von seinem Computer im Refraktionsraum. Nach dem Login geben Mitarbeitende eine Kundennummer oder einen Namen, ihr Kürzel sowie den Anwendungsbereich ein. Im Anschluss kann man Auge, Ohr oder Kontaktlinse auswählen. In diesem Schritt wird der Kunde auch gefragt, ob ebenfalls bedarfsrelevante Daten erfasst werden dürfen. „Wenn er das nicht möchte, werden nur gesundheitlich relevante Daten für Messung und Versorgung gespeichert“, erklärt Fischbach. „Wenn er einverstanden ist, prüft die KI auch den Bedarf des Kunden, etwa Sportbrillen oder beginnende Alterssichtigkeit.“ Dementsprechend könne man diese Informationen in der Kundensoftware vermerken, um den Kunden später gezielt anzusprechen.

Ist der Kunde angelegt, kann man mit der Aufnahme starten. Dafür nutzt Fischbach das Handy. Das macht die Dokumentation mobil. „Ein Teil des Gesprächs findet zum Beispiel im Refraktionsraum statt, ein Teil im Verkaufsraum. Ich lasse die Aufnahme währenddessen einfach laufen“, erklärt Fischbach. Er wählt den angelegten Kunden in der App aus und startet die Aufnahme.

Während des Gesprächs kann frei gesprochen werden, ohne starre Reihenfolge oder festes Frageschema. Das Gespräch orientiert sich am betrieblichen Anamnesebogen. Fischbach fragt zum Beispiel nach dem Grund des Besuchs, dem letzten Augenarzttermin und der aktuellen Brillenstärke. Zudem geht es um Auffälligkeiten wie Kopfschmerzen, Migräne oder Medikamente. Nach diesem Prinzip werden alle relevanten Informationen erfasst. Die KI ordnet die Inhalte im Hintergrund einem hinterlegten Fragenkatalog zu. Ob eine Frage am Anfang oder am Ende gestellt wird, spielt dabei keine Rolle.

Am Ende entsteht eine strukturierte Auswertung mit einer zusammengefassten Anamnese, Schlagworten („Tags“) zu relevanten Themen, einem vollständigen Transkript sowie einem exportierbaren Protokoll für Dokumentation oder Kundenkommunikation.

Wenn der Kunde lediglich nickt oder den Kopf schüttelt, wird dies für das Protokoll entsprechend verbalisiert. Inhalte, die für die Anamnese nicht relevant sind, blendet ANAai aus. „Es wird wirklich nur das dokumentiert, was wichtig ist“, sagt Fischbach. Fehler seien selten, die KI ordne die Informationen in der Regel korrekt zu. Dennoch sollte die Auswertung stets geprüft werden.

Für Fischbach löst das Tool vor allem drei zentrale Probleme: Dokumentationsaufwand, Prozesskomplexität und Unvollständigkeit. „Ich kann mich entweder richtig mit dem Kunden beschäftigen oder ich schreibe alles auf“, beschreibt er den bisherigen Alltag. Durch die automatische Dokumentation könne sich die Fachkraft stärker auf das Gespräch konzentrieren. Gleichzeitig entstehe eine vollständigere und einheitlichere Datenbasis. Gerade in Betrieben mit mehreren Mitarbeitenden sei das ein Vorteil, da Anamnesen bislang häufig unterschiedlich detailliert dokumentiert würden. Ein weiterer Effekt: Bedarfe, die im Gespräch entstehen, werden automatisch erfasst, ohne dass sie aktiv abgefragt oder notiert werden müssen.

Wichtig ist Fischbach die Abgrenzung: Die Anwendung versteht sich nicht als medizinisches Tool. Sie stellt keine Diagnosen und trifft keine klinischen Entscheidungen. „Die KI ist für mich immer Unterstützung“, sagt er.

Fischbach zufolge wurde das System mit juristischer Beratung entwickelt. Die Audiodateien würden direkt gelöscht, der gesamte Vorgang nach 72 Stunden entfernt, sofern keine Sicherung (etwa als PDF) erfolgt. Die Verantwortung für den Einsatz liege beim jeweiligen Betrieb. Kundinnen und Kunden müssen vor der Nutzung gefragt werden. Die Akzeptanz sei hoch. „Aufgenommen werden möchte in der Regel niemand, aber wenn ich erkläre, dass die KI das Gespräch in relevante augenoptische Themen strukturiert, stimmen eigentlich alle zu“, berichtet Fischbach. Zudem weist er darauf hin, dass die Mitarbeitenden im Umgang mit KI geschult werden.

Als schwierig erweist sich die Anbindung an bestehende Branchensoftware. Schnittstellen seien häufig nicht vorhanden. Aktuell generiert Fischbach ein PDF und hinterlegt es in der Dokumentenverwaltung von IPRO sowie in seinem Dokumentenmanagement-System. Die fehlende Integration sieht er als strukturelles Problem der Branche. „Da kocht jeder so ein bisschen sein eigenes Süppchen“, sagt Fischbach. Langfristig sieht er Potenzial in der strukturierten Datenauswertung. Anamnesen könnten künftig stärker für Wiedervorlagen, Beratung oder gezielte Kundenansprache genutzt werden – vorausgesetzt, entsprechende Schnittstellen entstehen.

Aktuell bleibt der Fokus bewusst pragmatisch: weniger Bürokratie, mehr Zeit für die Beratung. „Dadurch, dass wir immer mehr Bürokratie haben, ist das ein Schritt, um Prozesse zu optimieren“, sagt Fischbach. KI nutzt er bereits unterstützend, etwa bei Screenings. Für ihn als Handwerker bleibt klar: „Eine KI ist ein Tool. Ich muss Ergebnisse selbst bewerten können.“ Aber gerade vor dem Hintergrund knapper personeller Ressourcen, da ist Fischbach sicher, könnten solche Anwendungen künftig an Bedeutung gewinnen. 

Aktuell wird die Software bereits von „ausgewählten Pilotbetrieben“ im Arbeitsalltag eingesetzt. Im nächsten Schritt soll die Anwendung auf weitere Augenoptik- und Hörakustikbetriebe ausgeweitet werden. „Uns war zunächst der technische Fortschritt wichtig“, sagt Fischbach. Eine App für iOS und Android ist geplant. Interessierte können sich bereits jetzt über die Website registrieren und Zugang zur Software anfordern. Sobald die nächste Entwicklungsphase beginnt und eine offene Version freigegeben wird, sollen registrierte Nutzerinnen und Nutzer informiert werden. Angaben zur Preisgestaltung macht Fischbach auf Anfrage.

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