Wie Sie zu Corona-Zeiten in Kontakt bleiben

In Zeiten von Corona versetzen immer mehr Unternehmen ihre Beschäftigten ins heimische Büro. Zwar können Augenoptik-Betriebe weiterhin geöffnet bleiben, müssen aber aufgrund von verkürzten Öffnungszeiten und der Mindestabstandsvorschrift auf Personal vor Ort verzichten. Doch wer den persönlichen, zwischenmenschlichen Austausch zu seinen Kollegen vernachlässigt, riskiert den Zusammenhalt und die Teammotivation zu gefährden. Gute Kommunikation ist und bleibt Voraussetzung für strukturiertes und effizientes Arbeiten im Team. Wie Sie mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben und welche digitalen Tools neben Skype & Co. sich dafür eignen, lesen Sie hier.

Damit die Kommunikation innerhalb des Teams auch von Zuhause gut funktioniert, sollten Sie zwei Grundregeln folgen: Legen Sie regelmäßig virtuelle Meetings fest. Um das Team zusammenzuhalten und gemeinsame Kontaktpunkte zu knüpfen, sollte man einen Jour-fix organisieren, bei dem sich alle Mitarbeiter zu einer festen Zeit einmal am Tag oder auch einmal pro Woche virtuell treffen. So können Ideen in der Runde vorgestellt, Aufgaben besprochen und Informationen über den jeweiligen Arbeitsstand ausgetauscht werden. Die Moderatorenrolle sollte klar definiert sein, damit nicht alle durcheinanderreden.

Schaffen Sie Transparenz. Wenn der Kollege im Büro telefoniert, hört man das. Wenn sich die Kollegin zum Mittagessen aufmacht, sieht man das. Wenn aber alle Zuhause vor dem Laptop sitzen, passiert es schnell, dass man ins mobile Arbeiten „verschwindet“. Informieren Sie deshalb Ihre Kollegen über ihre Erreichbarkeit. Ein morgendliches „Hallo, bin da“ oder ein „Bis Morgen“ bei Feierabend und schon fragt sich niemand, wieso Sie mal nicht direkt antworten. Bei den meisten Chatprogrammen kann der Status eines Users in einen Emoji verwandelt werden: Ein Telefonhörer signalisiert, dass Sie gerade im Gespräch sind, ein Spagetti-Teller bedeutet, Sie machen Mittag. Durch kleine Zeichen können so Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden.

Kommunikationstools brechen Nutzerrekorde

Der webbasierte Instant-Messaging-Dienst Slack ist für Laptops, mobile Geräte und auch als Web-Applikation verfügbar. Für viele Unternehmen hat die Anwendung bereits E-Mail-Anwendungen und Privatforen als primären Kommunikationskanal für Mitarbeiter ersetzt. Mit dem Angebot von u.a. verschiedenen Message-Funktionen, Anrufen mit bis zu 15 Teilnehmern und der Verknüpfung von mehreren Kanälen, wird das Echtzeit-Tool vorwiegend als interner Chatraum genutzt. Neben den kostenpflichtigen Abos bietet Slack eine kostenlose Version an: 10.000 durchsuchbare Nachrichten, zehn Apps und Integrationen, Einzelgesprächen per Video und Zwei-Faktor-Authentifizierung sind in der kostenfreien Variante enthalten. Die Standardversion für kleine und mittelgroße Unternehmen gibt es ab 6,25 Euro pro User und Monat. Am 25. März konnte das Kommunikationstool 12,5 Millionen aktive Nutzer verzeichnen und brach damit den Rekord. Um die neu gewonnenen Kunden zu halten, arbeitet Slack aktuell an einem Update.

Das Unternehmen Zoom mit Sitz in Kalifornien gehört zu den am meisten genutzten Videokonferenz-Anbietern. Die Software kann von virtueller Teamarbeit über Online-Demonstrationen bis zu Online-Trainings verwendet werden. Nutzer können mit einer beliebigen Zahl, also theoretisch hunderten von Teilnehmern, gleichzeitig per Videochat kommunizieren und chatten. In der kostenlosen Version ist ein Videoanruf auf die Dauer von 40 Minuten beschränkt – wer mehr will, muss bezahlen. Die Preise beginnen bei knapp 14 Euro pro Monat für kleine Teams und reichen bis zu monatlich 18,99 Euro für die Enterprise-Variante.

Anbieter stellen Corona-Notfallpakete

Microsoft Teams ist ein Teil von Office 365 und funktioniert ähnlich wie Slack. Die Kollaborations-Software erlaubt es Mitarbeitern eines Unternehmens, via Messenger zu chatten, zu telefonieren und Daten auszutauschen. Die Basisversion ist kostenlos verfügbar. So nutzen täglich inzwischen 44 Millionen Menschen weltweit Teams für interne Unternehmenskommunikation. Aufgrund der Coronakrise stellt das Unternehmen seit Anfang März die Premium-Version für das ganze Jahr 2020 kostenlos zu Verfügung. So können künftig auch Einzelpersonen und Unternehmen, die nicht für Office 365 lizenziert sind, Teams nutzen. Den Beitrag von Microsoft über die Corona-Maßnahmen und weitere Informationen zur Nutzung von Teams finden Sie hier.

Go To Meeting von LogMeIn ist eine besonders benutzerfreundliche Webkonferenz-Software, die gut mit Google Calendar, Outlook und anderen Microsoft Office-Produkten integriert ist. Telefon- und Videokonferenzen, Meeting-Aufzeichnungen und virtuelle Whiteboards sind Teil der Go To Meeting-Funktionen. Für 11,75 Euro pro Monat kann ein Kunde („Organisator“, der Meetings erstellt und steuert) die Professional-Version nutzen und mit bis zu 150 Teilnehmern kommunizieren. Um als Teilnehmer einem Meeting beizutreten ist kein Go To Meeting-Konto erforderlich. Jeder kann kostenlos über die mobile App, Desktopanwendung oder den mobilen Browser teilnehmen. Die Probeversion steht 14 Tage lang kostenfrei zur Verfügung. Aktuell bietet der Dienstleister „wichtigen Leistungserbringern“ und bestehenden LogMein-Kunden drei Monate lang kostenlose Notfallpakete. Mehr zu den Corona-Maßnahmen und Funktionen von Go To Meeting lesen Sie hier.